L’histoire de Véronique : apprendre à gérer l’urgent et l’important

L’émergence du chaos entrepreneurial

Véronique, 32 ans, était une entrepreneure passionnée, mais débordée. Elle avait fondé sa start-up spécialisée dans le design écologique un an plus tôt, et le projet avait rapidement pris de l’ampleur. Ses clients appréciaient son travail innovant, et les demandes affluaient. Mais Véronique se sentait piégée.

Chaque jour, elle jonglait entre des urgences : répondre aux e-mails, traiter des réclamations, finaliser des devis de dernière minute et gérer des imprévus avec ses fournisseurs. À la fin de ses journées, elle réalisait qu’elle n’avait pas avancé sur ses objectifs à long terme, comme le développement de sa gamme phare ou la mise en place de collaborations stratégiques.

Un soir, après une semaine particulièrement stressante, elle se confia à une amie entrepreneure, Julie.— « Je n’arrive plus à avancer. Chaque jour, je suis submergée par des choses urgentes, mais j’ai l’impression de stagner. » Julie lui répondit calmement :— « Tu devrais peut-être consulter un coach. Parfois, un regard extérieur peut vraiment aider. »

La rencontre avec le coach

Intriguée, Véronique prit rendez-vous avec un coach entrepreneurial recommandé par Julie. Lors de leur première rencontre, elle exposa ses difficultés.

Le coach, Michel, l’écouta attentivement avant de lui poser une question clé :— « Véronique, peux-tu me donner un exemple récent d’une tâche urgente que tu as réalisée ? »— « Hier, un client m’a appelée en panique parce qu’il voulait modifier son design avant l’impression finale. J’ai passé toute la matinée à régler ce problème. »— « Et combien de temps as-tu consacré hier à ton objectif principal : développer ta nouvelle gamme ? »— « Aucun. Mais je n’avais pas le choix avec cette urgence ! »

Michel lui sourit et sortit un tableau.— « Tu viens de définir un problème que beaucoup d’entrepreneurs rencontrent : tu confonds l’urgent avec l’important. Connais-tu la matrice d’Eisenhower ? » Véronique secoua la tête négativement.

Découvrir la matrice d’Eisenhower

Michel dessina un tableau divisé en quatre cases et commença à lui expliquer :

• Case 1 : Urgent et important : Ces tâches doivent être traitées immédiatement. Exemple : une crise client critique qui menace ta réputation.

• Case 2 : Important mais non urgent : Ce sont tes priorités stratégiques, comme développer ta nouvelle gamme. Il faut les planifier.

• Case 3 : Urgent mais non important : Ces tâches peuvent souvent être déléguées. Exemple : modifier un devis.

• Case 4 : Ni urgent ni important : Ces tâches sont des distractions. Exemple : passer une heure à organiser ton bureau.

La matrice d’Eisenhower

Véronique se pencha sur le tableau.— « Mais comment savoir où classer mes tâches ? »— « C’est justement ce que nous allons apprendre ensemble. »

Un exercice révélateur

Michel proposa à Véronique de répertorier toutes les tâches qu’elle avait accomplies la semaine précédente. Ensuite, ils les classèrent ensemble dans les quatre cases de la matrice.

À sa grande surprise, Véronique réalisa que la majorité de ses journées était consacrée à des tâches urgentes mais peu importantes, qu’elle aurait pu déléguer à son assistante ou reporter. En revanche, les tâches importantes mais non urgentes, comme son plan stratégique pour la gamme écologique, n’étaient jamais traitées.

— « Ce tableau est éclairant », dit-elle. « Mais comment changer mes habitudes ? »— « En commençant par planifier tes priorités importantes chaque semaine et en apprenant à dire non à certaines urgences. »

Mettre en pratique : un premier défi

La semaine suivante, Véronique commença à appliquer les conseils de Michel. Elle réserva chaque matin une heure pour travailler sur sa nouvelle gamme, sans interruptions. Elle informa son équipe qu’elle ne répondrait aux e-mails et appels qu’après cette période.

Le premier jour fut difficile. Un fournisseur l’appela en urgence pour discuter d’un problème logistique. Habituellement, elle aurait interrompu son travail pour gérer cette situation. Mais cette fois, elle répondit calmement :— « Je suis en réunion actuellement. Pouvez-vous m’envoyer un e-mail avec les détails, et je vous recontacterai cet après-midi ? »

À sa grande surprise, le problème se résolut presque tout seul grâce à l’intervention rapide de son assistante.

Apprendre à déléguer

Michel insista également sur l’importance de déléguer. Véronique hésitait à confier des tâches à son assistante, craignant qu’elles ne soient pas faites correctement.

— « Si tu continues à tout faire toi-même, tu t’épuiseras. Fais confiance à ton équipe et donne-leur les moyens de réussir. »

Elle commença donc à déléguer des tâches urgentes mais peu importantes, comme la gestion des devis et le suivi des commandes. Au fil des semaines, elle constata que son équipe était parfaitement capable de gérer ces responsabilités, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur ses priorités stratégiques.

La transformation

Trois mois plus tard, Véronique avait totalement réorganisé sa manière de travailler. Sa nouvelle gamme de produits était presque prête à être lancée, et elle avait même signé un partenariat avec une grande chaîne de distribution grâce au temps qu’elle avait consacré à développer son réseau.

Un jour, lors d’une réunion d’équipe, elle projeta la matrice d’Eisenhower et expliqua à ses collaborateurs comment elle avait transformé sa gestion des priorités.

— « Cette matrice a changé ma manière de travailler. Elle m’a appris que courir après l’urgence ne mène nulle part si on néglige l’important. Je veux que chacun d’entre vous réfléchisse à ses propres priorités en fonction de cette méthode. »

Vers un équilibre durable

Aujourd’hui, Véronique est une entrepreneure épanouie. Elle continue de planifier chaque semaine en utilisant la matrice d’Eisenhower et encourage son équipe à faire de même. Lorsqu’elle repense à ses débuts chaotiques, elle se félicite d’avoir pris le temps de travailler avec Michel.

Son entreprise est florissante, et elle a même retrouvé du temps pour elle-même, pratiquant le yoga et la course à pieds, deux activités qu’elle avait abandonnées.

Lors d’une discussion autour d'un drink avec son amie Julie , elle lui partagea cette phrase :— « Comprendre la différence entre l’urgent et l’important a sauvé mon entreprise et m’a permis de retrouver un équilibre. »

Questions pour les entrepreneurs

1. Comment gérez-vous les demandes urgentes tout en respectant vos objectifs à long terme ?

2. Avez-vous un processus pour identifier les tâches importantes mais non urgentes afin de les planifier efficacement ?

   
   

Exercices pratiques

Répertoriez et classer vos tâches

• Faites une liste des 10 tâches principales accomplies cette semaine.

• Classez-les dans les quatre cases de la matrice d’Eisenhower (urgent/important).

• Identifiez celles qui peuvent être déléguées ou éliminées.

  
  

Planifiez vos priorités importantes

• Réservez chaque jour une plage horaire dédiée uniquement aux tâches importantes mais non urgentes.

• Informez votre équipe ou votre entourage pour éviter les interruptions durant cette période.

Distinguer l'urgent de l'important

La distinction entre l'urgent et l'important est un concept clé dans la gestion du temps et des priorités. Elle a été popularisée par le président américain Dwight D. Eisenhower, qui a développé une matrice de gestion du temps basée sur cette distinction. Bien la comprendre peut jouer un rôle clé dans la réussite de votre entreprise

 

En voici l’explication :

 

1.     Urgent :

·       Les tâches urgentes sont celles qui exigent une action immédiate ou qui ont une échéance proche.

·       Elles sont souvent associées à des situations de crise, des demandes de dernière minute ou des problèmes qui doivent être résolus immédiatement.

·       L'urgence peut créer du stress et de la pression pour agir rapidement

 

Bien qu’il soit crucial de gérer les situations urgentes avec réactivité, n'oubliez jamais que l'obsession de l'urgence peut vous éloigner de vos objectifs à long terme !

2.     Important :

·       Les tâches importantes sont celles qui contribuent significativement à vos objectifs à long terme, à vos valeurs personnelles et à votre réussite à long terme.

·       Elles ne sont pas nécessairement liées à des échéances rapprochées, mais leur réalisation a un impact positif sur votre vie ou votre travail à long terme.

·       Les tâches importantes nécessitent souvent une planification et une réflexion approfondie pour être accomplies efficacement.

 

L'importance concerne donc vos véritables aspirations entrepreneuriales. Ce sont les projets qui vous rapprochent de votre vision, les relations qui peuvent vous ouvrir des portes, et les stratégies qui construisent la base de votre réussite à long terme. Ce sont ces tâches qui sont essentielles pour la croissance de votre entreprise.

 

La matrice d'Eisenhower est également appelée matrice d'urgence/importance. Elle permet de répartir les tâches dans quatre catégories :

1.     Urgent et important : ces tâches nécessitent une action immédiate et ont un impact significatif sur vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

2.     Important mais non urgent : ces tâches sont essentielles pour vos objectifs à long terme, mais elles n'ont pas d'échéance immédiate. Il est important de planifier du temps pour les accomplir de manière proactive.

3.     Urgent mais non important : ces tâches semblent nécessiter une action immédiate, mais elles ne contribuent pas de manière significative à vos objectifs à long terme. Vous pouvez essayer de déléguer ou de minimiser ce type de tâches.

4.     Ni urgent ni important : Ces tâches sont les moins prioritaires. Elles ne contribuent ni à vos objectifs à long terme ni à vos échéances immédiates. Vous pouvez essayer de les éliminer ou de les reporter.

 

La clé d'une gestion efficace de consacrer plus de temps aux tâches importantes plutôt qu'aux tâches urgentes, en planifiant et en organisant votre travail de manière à minimiser ces dernières. À vous de trouver l’équilibre et d'utiliser la matrice d'Eisenhower pour vous aider à prioriser vos tâches

Douze questions de coach pour valider si vous faites bien la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important dans la gestion de votre entreprise :

1.     Pouvez-vous me donner un exemple récent d'une tâche ou d'une situation que vous avez considérée comme urgente dans votre entreprise et la façon dont vous l'avez gérée ?

2.     Comment déterminez-vous les priorités au quotidien ?

3.     Quels critères utilisez-vous pour décider si une tâche est urgente ou importante ?

4.     Avez-vous un processus ou une méthode en place pour planifier vos activités à long terme et vos objectifs stratégiques ?

5.     Comment assurez-vous que vos activités importantes ne sont pas négligées au profit des tâches urgentes ?

6.     De quelle façon gérez-vous les interruptions ou les demandes de dernière minute tout en maintenant le cap sur vos objectifs à long terme ?

7.     Parlez-moi d'une situation que vous avez dû gérer en faisant un compromis entre une tâche urgente et une tâche importante.

8.     Quels avantages voyez-vous à des outils ou des techniques spécifiques pour vous aider à distinguer l'urgence de l'importance, comme la matrice d'Eisenhower ou d'autres méthodes de gestion du temps ?

9.     Nommez-moi 4 tâches quotidiennes à répartir dans chacune des catégories de la matrice d'Eisenhower.

10.  Qu’est-ce qui vous fait penser que votre équipe comprend la distinction entre l'urgence et l'importance dans la réalisation de ses tâches quotidiennes ?

11.  Quels ajustements avez-vous apportés à votre approche au fil du temps pour mieux gérer l'urgence et l'importance dans votre entreprise ?

12.  De quelle façon envisagez-vous améliorer votre capacité à prioriser les tâches importantes tout en répondant aux exigences de l'urgence à l'avenir ?

Deux livres sur la gestion des priorités

1. « Priorité aux Priorités » – Stephen R. Covey

   • Résumé : Un classique pour apprendre à distinguer l’essentiel de l’accessoire et à prioriser efficacement.

2. « Getting Things Done » – David Allen

   • Résumé : Une méthode pratique pour organiser ses tâches et atteindre ses objectifs avec sérénité.